آیین نامه مدیریت مشارکتی

ماده 1. هدف :

شرکت تعمیرات نیروی برق اصفهان با اعتماد به ضرورت بهره گیری نظام مند از تواناییهای فکری و خلاقیت منابع انسانی در اداره شرکت ، به منظور رسیدن به اهداف ذیل ، نظام پیشنهادات را مستقر نموده است .

• ایجاد منافع اقتصادی شامل :
  • کاهش هزینه ها و افزایش سود آوری از طریق حذف اتلاف ها
  • بهبود فرآیندها در سازمان با اجرای پیشنهادات مفید کارکنان
  • بهبود بهره وری و افزایش کیفی خدمات

• بهبود فرهنگ سازمانی و رضایتمندی شغلی کارکنان شامل :
  • ارتقاء روحیه مشارکت فردی و گروهی کارکنان و افزایش حس مسئولیت پذیری در جهت بهبود سازمانی
  • همسو نمودن منافع فردی کارکنان با منافع سازمانی
  • شناسایی افراد خلاق و ایجاد بستر مناسب برای تبلور خلاقیت و استعدادهای کارکنان

ماده 2 – مراجع  :

بند 3-23- استاندارد iso9001:2015

ماده 3- تعاریف :

3-1- پیشنهاد : عبارتست از هر گونه ایده و راهکار که بمنظور حل مشکلات یا بهبود فعالیتها و فرآیندهای شرکت در قالب فرم ارائه پیشنهاد ، که با تعیین راهکار عملی و مشخص کردن میزان اثربخشی ارائه می گردد .

تبصره 1 : موارد زیر در قالب پیشنهاد قابل ارائه نمی باشند :

3-1-1- طرح وظایف جاری در قالب پیشنهاد

3-1-2- ارائه یک موضوع در قالب دو یا چند پیشنهاد

3-1-3- ارائه پیشنهاداتی به صورت کلی و خام که بدون ارائه راهکار اجرایی و عملی باشند .

3-2- پیشنهاد دهنده : پیشنهادات توسط کلیه ذینفعان شرکت اعم از کارکنان ، مشتریان ، سهامداران و پیمانکاران فرعی به صورت فردی یا گروهی قابل ارائه می باشند .

3-3- تکنیک های فراخوان پیشنهاد : شیوه هایی است که مدیران با اعلام مسائل و موضوعات شرکت و بخشهای مختلف آن ، از طریق نظام پیشنهادات ، خواهان ارائه راه حل توسط کارکنان و سایر ذینفعان می گردند .

3-4- کمیته تخصصی نظام پیشنهادات :

متشکل از :

3-4-1- دبیر کمیته : که مسئولیت اصلی پیگیری ، نظارت و اجرای این دستورالعمل را برعهده دارد.

3-4-2- رئیس کمیته : که مسئولیت بررسی و اعلام نظر در خصوص پیشنهادات ارائه شده را برعهده دارد .

3-4-3- اعضاء کمیته : شامل دو نفر عضو دائم ، و حداقل یک نفر عضو مدعو که در مورد پیشنهاد ارائه شده تخصص کافی داشته باشد .

دبیر ، رئیس و تمامی اعضاء دائم کمیته نظام پیشنهادات توسط هئیت مدیره شرکت و برای مدت دو سال تعیین می گردند و عضو مدعو برمبنای موضوع جلسات کمیته و توسط اعضاء کمیته مشخص خواهد شد .

ماده4- مسئولیت ها :

4-1- دبیر کمیته :

4-1-1- بررسی پیشنهادات و حذف پیشنهادات زائد و تکراری

4-1-2- نظارت بر کیفیت کارشناسی پیشنهادات توسط کمیته

4-1-3- پیگیری و بررسی بموقع پیشنهادات

4-1-4- پیگیری اجرای پیشنهادات

4-1-5- گزارش دهی مداوم همراه با نتیجه میزان اثربخشی  پیشنهاداتی که اجرایی شده اند

4-1-6- تهیه گزارش ماهیانه عملکرد مشارکت واحدها در نظام پیشنهادات و انتشار نتایج آن

4-1-7- درخواست پاداش برای پیشنهاد دهندگان برتر سال

4-1-8- پیشنهاد بودجه سالیانه نظام پیشنهادات و پیگیری تایید آن توسط کمیته نظام پیشنهادات

4-1-9- تهیه و گردآوری مقالات و پیام های آموزشی نظام پیشنهادات

4-2- رئیس کمیته :

4-2-1- پیگیری تصویب بودجه سالیانه نظام پیشنهادات توسط هیئت مدیره

4-2-2- نظارت بر کیفیت کارشناسی پیشنهادات توسط کمیته

4-2-3- دریافت گزارشات آماری از دبیر کمیته

4-3- سایر اعضاء کمیته :

4-3-1- بررسی آگاهانه و کارشناسانه پیشنهادات ارائه شده

تبصره2 : پیگیری اجرای پیشنهاد علاوه بر دبیر کمیته نظام پیشنهادات بر عهده ارائه دهنده پیشنهاد نیز می باشد و در صورت عدم پیگیری پس از 4 ماه طرح باطل شده و شخص دیگری می تواند پیشنهاد مشابه را به نام خود ارائه نماید .

ماده5- شرح :

5-1- پیشنهاد دهنده یا پیشنهاد دهندگان پیشنهاد خود را طی فرم ارائه پیشنهاد تکمیل و پس از ثبت دبیرخانه ، به دبیرکمیته نظام پیشنهادات ارائه خواهند نمود.

5-2- پیشنهادات ارائه شده توسط دبیر کمیته نظام پیشنهادات از نظر تکراری نبودن ، مقرون به صرفه بودن و عدم مغایرت با سیاست های شرکت  بررسی ، و طی یک لیست به رئیس کمیته ارائه می گردد .  

5-3- پیشنهادات با حضور اعضاء کمیته طی فرم چک لیست ارزیابی پیشنهاد در دو قالب دسته بندی خواهد شد :

الف ) قابل قبول : دلایل کافی از نظر فنی و اقتصادی و نیز منابع و امکانات مورد نیاز جهت اجراء وجود دارد و مقرون به صرفه می باشد .

ب) غیر قابل قبول

ب-1) پیشنهاد تکراری است

ب-2) پیشنهاد در راستای سیاستهای شرکت نمی باشد

ب-3) اجرای پیشنهاد از نظر فنی یا اقتصادی مقدور نیست

ب-4) پیشنهاد ارائه شده ، بطور مستند بخشی از برنامه کاری واحد مربوطه می باشد .

ب-5) موضوع در قالب پیشنهاد نمی گنجد ( طبق بند 3-1 ماده سه )

4-5- نتیجه بررسی پیشنهادات ، به صورت مکتوب به ارائه دهنده پیشنهاد اطلاع رسانی خواهد شد .

5-5- در صورتی که فرد پیشنهاد دهنده نسبت به رد پیشنهاد معترض باشد ، می تواند با اصلاح پیشنهاد و ارائه ادله کافی مجددا پیشنهاد خود را به کمیته ارسال نماید . بررسی مجدد پیشنهاد در کمیته انجام و نتیجه اعلام شده در این مرحله قابل درخواست تجدید نظر مجدد توسط پیشنهاد دهنده نمی باشد .

تبصره 3: پیشنهادات کلان ( پیشنهادات ویژه ) که تصمیم گیری در مورد آن فراتر از حیطه اختیارات کمیته می باشد با حضور مدیران ارشد سازمان به عنوان اعضاء مدعو بررسی خواهد شد .

5-6- در صورت تایید پیشنهاد توسط کمیته ، باید برنامه زمانبندی اجرای طرح توسط مجری یا مجریان ارائه گردد . مسئولیت پیگیری این بند با دبیر کمیته می باشد .

5-7- فرم گزارش اجرای طرح مشخص کننده تیم اجرایی ، تاریخ شروع و پایان و   میزان اثربخشی طرح خواهد بود .

5-8- در صورت بروز مشکل در خلال اجرای طرح ، مجری یا مجریان موظف اند مراتب را در اولین فرصت به دبیرکمیته اطلاع رسانی نمایند .

ماده 6- پاداش پیشنهاد :

 6-1- پاداش نظام پیشنهادات که از محل صرفه جویی های اعمال شده ( بودجه نظام پیشنهادات ) برداشت می گردد  ، پس از ارزیابی اثربخشی طرح قابل پرداخت می باشد .

 6-2- پاداش پیشنهاد دهنده یا پیشنهاد دهندگان : حداکثر معادل 10% سود یا میزان اثربخشی سالیانه طرح اجراء شده خواهد بود که توسط کمیته پیشنهاد می گردد و در صورت تصویب هیئت مدیره قابل پرداخت خواهد بود .

6-3- پاداش مجری یا مجریان : حداکثر معادل 15% سود یا میزان اثربخشی سالیانه طرح اجراء شده خواهد بود که توسط کمیته پیشنهاد می گردد و در صورت تصویب هیئت مدیره قابل پرداخت خواهد بود . 

6-4- برای پیشنهادات کلان ( پیشنهادات ویژه ) ، طبق نظر هیئت مدیره عمل خواهد شد .

7-4- به سه نفر از پیشنهاد دهندگانی که بیشترین پیشنهادات قابل قبول را در طول یک سال ارائه نموده باشند ، به درخواست دبیرکمیته و تصویب هیئت مدیره مبلغی به عنوان پاداش پرداخت خواهد شد .

8-4- از میان شاخص های عملکردی نظام پیشنهادات ، چهار شاخص : سرانه پیشنهاد کارکنان ، سرانه پیشنهادهای پذیرفته شده کارکنان ، سرانه تعداد پیشنهادهای اجرا شده در شرکت و نرخ مشارکت کارکنان سازمان ( به معنی نسبت تعداد پیشنهاد دهندگان شرکت به کل تعداد کارکنان شرکت ) در ابتدای هر سال توسط دبیر کمیته نظام پیشنهادات به اطلاع مدیریت شرکت خواهد رسید .